Datenschutzerklärung

Einleitung

Bei Z360.AI nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben und verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, sich für unseren Dienst registrieren und unsere Plattform als Kunde (Restaurantinhaber bzw. -betreiber) nutzen. Sie informiert Sie außerdem über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Erklärung betrifft die Verarbeitung der Daten unserer Kundinnen und Kunden, Interessenten und Websitebesucher, für die Z360.AI datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist. Für die personenbezogenen Daten der Endkundinnen und Endkunden (Gäste) unserer Kunden, die im Rahmen von WhatsApp-Chats und Telefonanrufen über unsere Plattform verarbeitet werden, ist der jeweilige Kunde (Restaurant) der Verantwortliche; Z360.AI handelt insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Z360.AI (Inh. Alper Koyuncu)

Konrad-Adenauer-Str. 4

93077 Bad Abbach, Deutschland

Tel.: +49 941 942 230 52

E-Mail: info@z360.ai

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter privacy@z360.ai.

Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten über Sie als Kunde, Interessent oder Websitebesucher:

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Die wesentlichen Zwecke und die jeweilige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO sind:

• Bereitstellung, Verwaltung und Abrechnung des Dienstes sowie Verwaltung Ihres Kontos und Ihrer Betriebsdaten – zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abwicklung von Zahlungen über unseren Zahlungsdienstleister Stripe – zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme, Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie Weiterentwicklung unserer Dienste – auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Zusendung von Marketing- oder Produktinformationen, soweit Sie hierin eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Speicherung und Verarbeitung in unserer Datenbank

Die Daten unserer Kunden – insbesondere Konto-, Vertrags- und Betriebsdaten – werden in einer Datenbank gespeichert, die wir bei dem Infrastrukturdienstleister Supabase Inc. betreiben. Supabase verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Der Zugriff auf diese Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn zur Erbringung und Verwaltung des Dienstes benötigen (Need-to-know-Prinzip). Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen.

Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

Als Zahlungsarten stehen je nach Auswahl Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und PayPal zur Verfügung. Die Eingabe der Zahlungsmittel­daten erfolgt direkt in einer von Stripe bereitgestellten, sicheren Umgebung (Stripe Checkout). Wir erhalten und speichern keine vollständigen Karten- oder Kontodaten; uns werden von Stripe lediglich eine Kundenkennung, eine Abonnement-Kennung sowie der Zahlungs- bzw. Abrechnungsstatus übermittelt.

Stripe verarbeitet die im Zahlungsvorgang anfallenden personenbezogenen Daten als eigenständiger Verantwortlicher zur Durchführung der Zahlung sowie zur Betrugs- und Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlage für die Übermittlung der für die Zahlung erforderlichen Daten an Stripe ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy.

Telefonate mit unserem KI-Sprachagenten

Wenn Sie unsere geschäftliche Telefonnummer anrufen, werden Ihre Anrufe von einem KI-gestützten Sprachagenten entgegengenommen und beantwortet. Hierbei verarbeiten wir Ihre Telefonnummer sowie den Inhalt des Gesprächs einschließlich einer Aufzeichnung und/oder eines Transkripts. Insoweit ist Z360.AI Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Zweck der Verarbeitung ist die Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, die Beantwortung von Anfragen, die Anbahnung und Durchführung vertraglicher Beziehungen sowie die Sicherung der Qualität unseres Kundenservice. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und qualitativ hochwertigen telefonischen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für den Betrieb des KI-Sprachagenten setzen wir den Dienstleister ElevenLabs, Inc., USA, ein, der die Sprachverarbeitung (Spracherkennung und Sprachausgabe) in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter erbringt. Die Telefonverbindung wird über den Telefoniedienstleister Twilio Ireland Ltd., Irland, hergestellt. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland (insbesondere die USA) übermittelt werden, stützen wir diese Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).

Die Aufzeichnungen und Transkripte Ihrer Telefonate speichern wir für maximal neunzig (90) Tage und löschen sie anschließend automatisch und unwiederbringlich, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Inhalte Ihrer Gespräche werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet.

Remote-Support per Fernwartung (RustDesk)

Auf unserer Support-Seite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ein kostenloses Fernwartungsprogramm auf Basis der Open-Source-Software RustDesk für Windows herunterzuladen. Damit können wir Ihnen auf Ihren Wunsch hin live Unterstützung leisten, indem ein Support-Mitarbeiter – nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe – vorübergehend Ihren Bildschirm sieht und mit Ihrer Zustimmung Eingaben auf Ihrem Gerät vornehmen kann.

Wenn Sie die Anwendung starten, werden zur Herstellung der Verbindung folgende Daten verarbeitet: eine zufällig erzeugte Geräte-/Client-ID, ein Sitzungspasswort, Ihre IP-Adresse, der Gerätename und Informationen zum Betriebssystem sowie Verbindungs- und Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt und Dauer der Sitzung). Während einer aktiven Sitzung werden zudem Bildschirminhalte sowie Maus- und Tastatureingaben übertragen; sofern Sie die Chat-Funktion nutzen, auch deren Inhalte. Welche Informationen dabei sichtbar werden, hängt davon ab, was während der Sitzung auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.

Eine Fernwartungssitzung kommt ausschließlich zustande, wenn Sie die Anwendung selbst starten und uns die angezeigte ID sowie das Passwort aktiv mitteilen. Sie können jederzeit sehen, was während der Sitzung geschieht, und die Verbindung jederzeit beenden, indem Sie die Sitzung trennen oder die Anwendung schließen. Ein dauerhafter oder unbeaufsichtigter Zugriff auf Ihr Gerät ist nicht möglich; nach Beendigung der Sitzung besteht kein Zugriff mehr. Die Anwendung muss nicht installiert werden und kann nach der Sitzung einfach gelöscht werden. Eine Aufzeichnung der Sitzung durch uns erfolgt nicht.

Die Verbindung wird ausschließlich über einen von uns selbst betriebenen RustDesk-Server (ID- und Relay-Server) hergestellt und verschlüsselt übertragen. Dieser Server wird bei dem Hosting-Anbieter DigitalOcean, LLC in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland, betrieben; eine Übermittlung an die öffentlichen RustDesk-Server findet nicht statt. Soweit im Rahmen des Hostings durch DigitalOcean ein Drittlandbezug (USA) nicht ausgeschlossen werden kann, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und kundenfreundlichen Support-Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verbindungs- und Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Werbung und Reichweitenmessung auf unserer Website: TikTok Pixel

Auf unserer Website www.z360.ai setzen wir – ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Kategorie "Marketing") – das TikTok Pixel ein. Anbieter ist TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irland, gemeinsam mit TikTok Information Technologies UK Limited, Kaleidoscope, 6 Bell Yard, London, WC2A 2JR, Vereinigtes Königreich (zusammen "TikTok").

Das TikTok Pixel ermöglicht es uns, den Erfolg unserer Werbeanzeigen auf TikTok zu messen (Conversion-Tracking), Besucher unserer Website auf TikTok erneut mit Werbung anzusprechen (Retargeting) und Zielgruppen für unsere Werbung zu bilden. Wird das Pixel geladen, werden Informationen wie Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt des Aufrufs sowie eine in einem Cookie gespeicherte pseudonyme Kennung ("_ttp") an TikTok übermittelt. Zusätzlich übermitteln wir bestimmte Interaktionsereignisse ohne Inhalte, etwa dass eine Produkt- oder Preisseite aufgerufen, eine Schaltfläche wie "Demo buchen" oder "Registrieren" angeklickt oder ein Demo- bzw. Registrierungsformular erfolgreich abgesendet wurde; die in Formulare eingegebenen Daten selbst werden nicht an TikTok übermittelt. Sind Sie zugleich bei TikTok eingeloggt, kann TikTok diese Informationen Ihrem TikTok-Konto zuordnen. Wenn Sie das Demo- oder Registrierungsformular absenden, übermitteln wir zusätzlich die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse und – bei der Registrierung – Telefonnummer in gehashter Form an TikTok (sogenanntes manuelles Advanced Matching). Das Hashing erfolgt mit dem SHA-256-Verfahren direkt in Ihrem Browser; die Klartextdaten werden nicht an TikTok übertragen. TikTok verwendet die Hashwerte ausschließlich, um sie mit den Hashwerten eigener Nutzerkonten abzugleichen und so die Zuordnung von Conversions zu Werbeanzeigen zu verbessern. Namen, Restaurantname oder Nachrichteninhalte werden nicht an TikTok übermittelt.

Zusätzlich zur Übermittlung durch das Pixel in Ihrem Browser übermitteln wir das Ereignis "Formular abgesendet" beim Demo- und Registrierungsformular auch von unserem Server aus an TikTok (TikTok Events API). Dabei werden dieselben gehashten Kontaktdaten, Ihre IP-Adresse, die Browser-Kennung (User-Agent), die Adresse der Seite, eine Ereignis-ID sowie – sofern vorhanden – die TikTok-Klick-ID (ttclid) und die Pixel-Kennung (_ttp) übertragen. Die Ereignis-ID sorgt dafür, dass TikTok das Browser- und das Server-Ereignis als ein einziges Ereignis zählt. Zweck ist eine zuverlässigere Messung, etwa wenn das Pixel durch Browser-Einstellungen blockiert wird. Auch diese serverseitige Übermittlung erfolgt ausschließlich, wenn Sie die Kategorie "Marketing" eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Ihre Einwilligung wird das Pixel nicht geladen und es werden keine Daten an TikTok übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Website widerrufen; das Pixel wird dann angehalten und die von ihm gesetzten Cookies werden gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und deren Übermittlung an TikTok sind wir mit TikTok gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit ist Bestandteil der TikTok-Bedingungen für Geschäftsprodukte (Joint Controller Addendum). Für die anschließende Verarbeitung ist TikTok allein verantwortlich. Dabei können Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in die USA und nach Singapur, übermittelt werden; TikTok stützt diese Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Die vom Pixel gesetzten Cookies haben eine Laufzeit von bis zu 13 Monaten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/de sowie in unserer Cookie-Richtlinie.

Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Für die Verarbeitung Ihrer Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sind dies insbesondere:

• Supabase Inc., USA – Datenbank- und Authentifizierungsdienste

• Vercel Inc., USA – Hosting-Infrastruktur

• Stripe Payments Europe, Limited, Irland – Zahlungsabwicklung (eigenständig Verantwortlicher; siehe oben)

• Twilio Ireland Ltd., Irland – Telefonie für eingehende Anrufe

• ElevenLabs, Inc., USA – KI-Sprachagent für Telefonanrufe

• ZeptoMail (Zoho Corporation), USA/Indien – Versand von Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails

• DigitalOcean, LLC, USA – Hosting unseres selbst betriebenen RustDesk-Servers für den Remote-Support (Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland)

Eine vollständige Übersicht der Unterauftragsverarbeiter, die wir zur Verarbeitung der Endkunden- bzw. Gästedaten unserer Kunden einsetzen, finden Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Übermittlung in Drittländer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz bzw. verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stellen wir durch geeignete Garantien – insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 DSGVO – ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

Dies gilt auch für das auf unserer Website nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzte TikTok Pixel; Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt "Werbung und Reichweitenmessung auf unserer Website: TikTok Pixel".

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Konto- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung des Vertrags löschen oder anonymisieren wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten bewahren wir entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Fristen (in der Regel bis zu zehn Jahre) auf.

Aufzeichnungen und Transkripte von Telefonaten mit unserem KI-Sprachagenten werden für maximal neunzig (90) Tage gespeichert und anschließend automatisch und unwiederbringlich gelöscht (siehe Abschnitt „Telefonate mit unserem KI-Sprachagenten“).

Datensicherheit

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt verwendet, verändert oder offengelegt werden. Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter und Auftragnehmer beschränkt, die ihn aus geschäftlichen Gründen benötigen.

Wir haben Verfahren eingeführt, um mit vermuteten Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten umzugehen, und werden Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde über eine Verletzung informieren, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO).
• Eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).